Welches Tool, welche Lizenz, welche Daten dürfen hinein, und wo fängt man an? Diese Fragen hören wir von Geschäftsführern in fast jedem Gespräch. Hier sind unsere Antworten, so konkret wie möglich.
Tool und Lizenz
Das Tool, das dort arbeitet, wo Ihre Arbeit liegt. Liegen Mails, Termine und Dokumente tief in Microsoft 365, ist Copilot meist die richtige Wahl, weil er diesen Kontext direkt sieht. Nutzen Sie Google Workspace, prüfen Sie zuerst, was dort bereits enthalten ist. Wo keines von beiden gesetzt ist, sind Claude und ChatGPT die stärksten Optionen. Die Modellqualität entscheidet weniger als die Frage, wie viel von Ihrem Kontext das Tool zu sehen bekommt.
Für Firmendaten nicht. ChatGPT Plus, Claude Pro und Max sowie Google AI Pro laufen unter Verbraucherbedingungen und enthalten keinen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Ob ein Abo kostenlos oder bezahlt ist, spielt dafür keine Rolle. Für alles mit Personenbezug oder Geschäftsgeheimnissen brauchen Sie einen Team- oder Enterprise-Tarif. Für Recherche und Textentwürfe ohne Personenbezug ist ein privates Abo in Ordnung.
Für ein Unternehmen nicht. Der Schalter gilt pro Konto und Gerät, jedes neue Konto startet wieder mit der Standardeinstellung, und in einer Prüfung lässt sich nicht nachweisen, dass alle ihn gesetzt haben. Bei Claude steht die Standardeinstellung für Privatkonten seit September 2025 auf Training an. Vor allem ersetzt kein Schalter den Auftragsverarbeitungsvertrag. Entscheidend ist der Vertrag, unter dem Sie arbeiten.
Oft nicht sofort. Prüfen Sie zuerst, was Ihr bestehender Vertrag enthält. In vielen Unternehmenspaketen ist ein KI-Assistent unter dem vorhandenen Auftragsverarbeitungsvertrag bereits dabei, der saubere Weg ist dann schon bezahlt und muss nur eingeschaltet werden. Ein zweites Tool lohnt sich, wenn es für Ihre konkreten Aufgaben spürbar mehr leistet und Sie den zusätzlichen Aufwand für Freigabe, Lizenzen und Verwaltung tragen wollen.
Ein Agent verfolgt ein Ziel und wählt selbst aus, mit welchen Tools er es erreicht: Mails durchsuchen, ein Dokument lesen, im Web recherchieren, einen Entwurf schreiben. Ein Chat beantwortet eine Frage. Ein fest programmierter Ablauf führt jedes Mal dieselben Schritte aus und ist deshalb vorhersehbar und leicht zu prüfen. Ein Agent ist flexibler und dafür weniger vorhersehbar. Wichtiger als die Definition sind zwei Fragen: Was geben Sie ihm, und was erlauben Sie ihm? Zugriffsrechte gelten heute meist für das ganze Konto, eine Anweisung im Text ist keine technische Grenze. Lassen Sie einen Agenten deshalb anfangs Entwürfe erstellen statt selbst zu versenden.
Ein Chat beantwortet Fragen, das Ergebnis kopieren Sie selbst weiter. Tools wie Claude Cowork, ChatGPT Codex oder Microsoft Copilot Cowork arbeiten als Agent direkt in Ihren Dateien, Mails und Terminen: Sie erledigen Aufgaben über mehrere Schritte, erstellen fertige Dokumente und Tabellen und können wiederkehrende Aufgaben nach Zeitplan ausführen. Erst damit wird KI vom Ratgeber zur Arbeitskraft. Bei Microsoft ist das ein eigenes Produkt: Copilot Cowork ist nicht in der normalen Copilot-Lizenz enthalten und wird zusätzlich nach Verbrauch abgerechnet. Es nutzt Technologie von Anthropic, die Microsoft von der EU Data Boundary ausnimmt, in europäischen Mandanten muss die IT sie deshalb in der Regel erst bewusst freischalten. Klären Sie beides mit Ihrer IT, bevor Sie planen.
Datenschutz und Recht
Entscheidend ist die Art der Daten. Daten ohne Personenbezug und ohne Geschäftsgeheimnis, etwa Marktberichte, Fachartikel oder eigene Entwürfe, sind unkritisch. Für Namen von Kunden, Mitarbeitern oder Bewerbern sowie für Verträge, Kalkulationen und Strategiepapiere brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter. Für Gesundheitsdaten, besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO und Berufsgeheimnisse reicht auch der nicht, dort braucht es eine eigene Prüfung. Im Zweifel gehört ein Dokument in die strengere Stufe.
Nicht automatisch. EU-Datenresidenz bezieht sich meist auf die Speicherung, also darauf, wo Verläufe und Dateien liegen. Verarbeitet wird die Anfrage häufig dort, wo Rechenkapazität frei ist, oft in den USA. Rechtlich ist das in der Regel über Standardvertragsklauseln gedeckt, entspricht aber nicht dem, was die meisten unter „bleibt in Europa“ verstehen. Verlangt Ihr Datenschutzbeauftragter auch die Verarbeitung in der EU, wird die Auswahl deutlich kleiner.
Für einzelne Fälle ja, als Lösung für ein Unternehmen nicht. Echte Anonymisierung ist aufwendig. Das bloße Ersetzen von Namen durch Kürzel ist Pseudonymisierung, und pseudonyme Daten bleiben im Sinne der DSGVO personenbezogen. Im Einzelfall Namen, Adressen und Mailadressen vorher zu entfernen ist sinnvoll. Für den täglichen Einsatz brauchen Sie die richtige Vertragsgrundlage.
Die Konformität des Anbieters ist die Voraussetzung. Für den Einsatz im eigenen Haus braucht es meist drei weitere Schritte: die interne Freigabe durch IT und Rechtsabteilung, eine dokumentierte Abwägung zur Datenübermittlung in Drittländer, bei hohem Risiko mit Datenschutz-Folgenabschätzung, und die Beteiligung des Betriebsrats, sobald ein Tool Verhalten oder Leistung von Beschäftigten überwachen kann. Diese drei Punkte erklären, warum die Einführung länger dauert als die Beschaffung.
Für die meisten Unternehmen, die KI als Tool im Arbeitsalltag einsetzen, vor allem Art. 4 KI-VO: Sie sollen die KI-Kompetenz der Mitarbeiter fördern, die mit KI arbeiten. Seit der Neufassung im Juli 2026 verlangt sie, die Kompetenz zu fördern. Ein bestimmtes Niveau müssen Sie nicht garantieren. Sie gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Einen eigenen Bußgeldtatbestand gibt es für Art. 4 nicht. Strengere Pflichten greifen erst, wenn Sie KI in Hochrisiko-Bereichen einsetzen, etwa bei Personalentscheidungen.
Sie sieht nur, was der jeweilige Nutzer ohnehin sehen darf, findet es aber sehr viel schneller. Dateien, die bisher zugänglich, aber schwer auffindbar waren, etwa Gehaltslisten in einem zu offen freigegebenen Ordner, werden mit einer einzigen Frage sichtbar. Prüfen Sie deshalb vor einer breiten Anbindung Ihr Berechtigungskonzept. Und beginnen Sie mit Funktionen, die nur lesen, bevor die KI selbst Inhalte erstellt, ändert oder versendet.
Einstieg und Nutzen
Selbst nutzen, zumindest für die eigene Arbeit. Wer KI nicht selbst einsetzt, kann schwer beurteilen, welche Vorhaben im Unternehmen realistisch sind, was sie kosten und wo die Grenzen liegen. Die Entscheidung über Budget, Risiko und Prioritäten bleibt bei der Geschäftsführung, und die braucht dafür ein eigenes Urteil. Der Einstieg ist dabei die eigene Woche, kein Technikprojekt.
Weil sie zu wenig über Sie weiß. Ein besseres Modell ändert daran wenig, mehr Kontext sehr viel. Geben Sie der KI Ihre Rolle, Ihre Ziele, Ihre Standards und Ihr Unternehmen als dauerhaften Kontext mit und verbinden Sie sie mit Mails, Kalender und Dokumenten. Dann beginnt keine Aufgabe mehr bei null, und die Antworten klingen nach Ihrem Unternehmen statt nach einem Lehrbuch.
Bei Ihrer eigenen Woche. Schauen Sie in Ihren Kalender und Posteingang und suchen Sie Aufgaben, die häufig wiederkehren, nach einem erkennbaren Muster ablaufen und Zeit kosten, ohne Ihr Urteil zu brauchen. Klären Sie zuerst, ob die KI Sie unterstützen soll, während Sie selbst entscheiden, oder ob sie etwas eigenständig im Hintergrund erledigen soll. Für den Anfang eignen sich Aufgaben, bei denen ein Fehler leicht auffällt und leicht zu korrigieren ist.
Rechnen Sie zuerst Häufigkeit mal Zeitersparnis über fünf Jahre. Eine tägliche Aufgabe mit fünf Minuten Ersparnis rechtfertigt nur wenige Tage Entwicklungsaufwand, außer viele Mitarbeiter nutzen das Ergebnis. Danach prüfen Sie, ob der Prozess dokumentiert ist und die nötigen Daten zugänglich sind, wie schwer ein Fehler wiegt und ob er sich rückgängig machen lässt, und wie aufwendig es ist, die Qualität des Ergebnisses zu prüfen. Scheitert ein Vorhaben an einem dieser Punkte, lohnt es sich meist nicht.
Mehr, als der erste Prototyp vermuten lässt. Rund 80 Prozent des Ergebnisses entstehen in 20 Prozent der Zeit. Läuft ein Prototyp nach ein bis zwei Tagen fast wie gewünscht, sollten Sie für eine verlässliche Lösung im Betrieb das Fünf- bis Sechsfache einplanen. Danach kommen jedes Jahr etwa 20 bis 30 Prozent der Anfangskosten für Pflege hinzu, mehr als bei klassischer Software, weil sich die Ergebnisse von KI mit der Zeit verschieben. Gibt es ein fertiges Produkt, das 80 Prozent abdeckt, ist Kaufen meist günstiger.
Nicht ungeprüft, und das ist planbar. Entscheidend ist, wie aufwendig die Prüfung ist. Ein Mailentwurf ist in Sekunden kontrolliert, eine Strategievorlage mit dreißig Empfehlungen kann Tage kosten. Setzen Sie KI zuerst dort ein, wo Sie das Ergebnis schnell beurteilen können, und behalten Sie bei allem, was nach außen geht oder schwer rückgängig zu machen ist, die Freigabe bei sich.
Diese Fragen beantworten wir nicht nur hier. In AI for Executives arbeiten Geschäftsführer und Führungskräfte in fünf Sessions daran, mit ihren eigenen Tools und ihren eigenen Daten. Zum Programm